Home Kabupaten Purbalingga Dinarspus Fasilitasi Antar Jemput Arsip

Dinarspus Fasilitasi Antar Jemput Arsip

845
0
Tumpukan arsip di Depot Arsip Kabupaten Purbalingga

PurbalinggaNews – Dinas Arsip dan Perpustakaan (Dinarspus) Kabupaten Purbalingga melalui Bidang Konservasi Arsip, Pembinaan/Pengawasan dan Layanan Kearsipan menyediakan mobil arsip keliling yang digunakan untuk memfasilitasi antar jemput arsip. Selain untuk antar jemput arsip, mobil arsip keliling juga difungsikan untuk sosialisasi dan pembinaan kearsipan.

“Jadi kalau ada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau instansi yang mau meminta bantuan pengelolaan arsip bisa meminta bantuan kami (Dinarspus, Red),” kata Kasie Pembinaan, Pengawasan dan Layanan Kearsipan pada Dinarspus Kabupaten Purbalingga, Nani Herawati saat dijumpai di ruang kerjanya, Rabu (5/9).

Permohonan pengelolaan arsip bisa dilakukan dengan mengirimkan surat yang ditujukan  pada Dinarspus Kabupaten Purbalingga. Setelah surat masuk di Dinarspus, nanti akan ada petugas yang melakukan survey ke instansi maupun lembaga untuk melihat banyaknya arsip yang akan diolah.

BACA JUGA   Tim Penilai Pemuda Pelopor Lakukan Fact Finding di Kampung Warna Bobotsari

“Nanti kami ke sana survey dulu arsipnya, apa saja jenisnya, kemudian nanti yang dibutuhkan peralatan volume arsipnya berapa nantikan kita estimasi untuk peralatan kemudian berapa hari waktunya kemudian dibutuhkan berapa orang juga yang harus menangani,” jelas  Nani.

Setelah proses pengelolaan selesai dilakukan, selanjutnya arsip dikembalikan lagi ke instansi atau lembaga terkait dalam bentuk fisik maupun soft copy menggunakan mobil arsip keliling. Mobil arsip keliling yang dimiliki Dinarspus dilengkapi dengan TV untuk menayangkan sosialisasi kearsipan juga koleksi yang dimiliki Dinarspus berupa film dan kegiatan Pemkab.

“Kita kan juga membuatkan film citra desa, ada film sosialisasi kearsipan terus ada penelusuran arsip film industri, sejarah yang ditayangkan di mobil arsip keliling,” paparnya.

BACA JUGA   Industri Knalpot Purbalingga Kembali Jadi Mitra Benchmarking Diklatpim IV DIY

Fasilitas antar jemput arsip ini diperuntukan bagi OPD, Desa, Sekolah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Organisasi Masyarakat (Ormas) dan Organisasi Politik (Orpol). Hampir semua OPD sudah bekerjasama dengan Dinarspus untuk membantu mengolah arsip.

“Yang terbanyak itu arsip sekolah, arsip dari Dinpendukcapil mereka kan per harinya saja sudah berapa ratus lembar memproduksi arsip, DPMPTSP selalu bekerjasama untuk digitalisasi arsip, Bakeuda kan gedungnya terbatas padahal arsipnya itu sangat penting menyangkut keuangan kiata bantu pengelolaannya,” ungkap Nani.

Ia menegaskan, Dinarspus Kabupaten Purbalingga dalam hal kearsipan membuka pendampingan maupun kerjasama pengelolaan baik digitalisasi dan preservasi arsip (perbaikan arsip, Red) bagi seluruh lembaga, instansi maupun perusahaan di wilayah Purbalingga. Terutama kerjasama yang menyangkut arsip keuangan karena merupakan arisp yang paling vital.

BACA JUGA   OPD Harus Mampu Terjemahkan Kebijakan Pemkab

“Selain kerjasama seperti ini, setiap lembaga maupun instansi setidaknya punya petugas yang memang ditunjuk untuk mengelola arsip di masing-masing lembaga/instansi tersebut,” imbuhnya.

Pengelolaan arsip yang dilakukan Dinarspus saat ini ternyata masih terkendala dengan Sumber Daya Manusia (SDM) nya yang terbatas dan belum semua arsip bisa diletakan di Dinarspus karena keterbatasan tempat. Fokus penyimpanan arsip yang utama sebenarnya dalam bentuk fisik, tapi karena keterbatasan tempat penyimpanan arsip masih dilakukan secara digitalisasi.

“Kadang-kadang kami hanya nyecan, apalagi kita belum mempunyai scanner lasser, kalau kita punya kan untuk buku tidak usah discan per lembar, tidak usah dibuka bendelnya tinggal dilasser sudah selesai,”  terang Nani. (PI-7)